No meio empresarial contemporâneo, fazer uma apresentação institucional é algo cada vez mais necessário. Essas apresentações podem ter objetivos diversos. Alguns exemplos são gráficos e resultados de projetos, projeções de planejamento estratégico ou treinamento para os colaboradores, entre muitos outros.
Você tem dúvidas sobre como fazer uma apresentação que realmente alcance resultados eficientes? Nós elencamos alguns pontos importantes que não podem ser deixados de fora. Ficou curioso? Então continue a leitura e confira agora mesmo!
Procure elaborar textos diretos e objetivos
É preciso ter em mente que uma apresentação institucional deve servir como norte para o palestrante ou apresentador. Não se trata de esmiuçar em forma de texto o conteúdo que será abordado. A apresentação é um complemento ao discurso principal, que será dirigido verbalmente.
Por esse motivo, o conteúdo textual das apresentações deve ser sucinto. Ele deve conter apenas tópicos ou citações breves, sem textos longos. O excesso de informação textual pode levar o apresentador a cair no erro de fazer uma leitura aos ouvintes. Na verdade, ela deve ser uma apresentação espontânea.
Apresente conteúdo relevante a seu público
Além de sucinto, o conteúdo deve ser relevante para o público-alvo da apresentação institucional. Aposte em fotos, ilustrações, animações e até mesmo pequenos vídeos em seu conteúdo. Desde que bem selecionados, eles farão com que o discurso realizado seja bem assimilado pelos ouvintes.
Estude muito bem o perfil do público ao qual você vai se dirigir. Entendê-lo é importante para que os elementos incorporados sejam relevantes, fazendo a diferença para quem assiste à apresentação. Atente à sua forma de se comunicar, sua linguagem, cultura e hábitos. Você, no fundo, estará “vendendo” uma ideia e seu discurso.
Não se esqueça de seguir a identidade visual
Na apresentação institucional, recomenda-se que o layout desenvolvido siga os elementos da identidade visual da empresa. Estes, geralmente, são disponibilizados em forma do manual de identidade pelas agências ou designers desenvolvedores do visual da marca.
A identidade visual contempla o logotipo, as cores, os grafismos, a tipografia e vários outros elementos do design. Eles devem ser seguidos em todos os materiais institucionais, o que inclui as apresentações realizadas na empresa. Portanto, sempre faça uma revisão visual do conteúdo, para que nenhum aspecto da identidade da marca seja prejudicado.
Baseie-se em um forte encadeamento lógico
Sua apresentação institucional precisa ter um encaminhamento lógico. Essa estrutura deve seguir os preceitos básicos de qualquer comunicação: início, meio e fim. Você está, independentemente do tema, contando uma história. Trate o conteúdo como uma narrativa que pode sempre ser aperfeiçoada para manter o fio condutor.
Desse modo, os assuntos devem ser expostos de maneira linear, sem muitas voltas em torno de um mesmo tema. É preciso encerrar um tópico antes de dar início a outro. Tome esse cuidado para que a apresentação não se torne repetitiva e maçante. Estipular um tempo mínimo e principalmente máximo para a apresentação é nossa dica!
Pratique as técnicas de SEO em seus textos
Os textos da sua apresentação institucional têm o benefício de poder serem vistos também por quem navega na internet. Portanto, procure fazer com que mais pessoas se identifiquem com a empresa e com o que será apresentado. Aproveite a oportunidade para aplicar ferramentas de marketing digital como o SEO em seu conteúdo institucional.
Essa prática garantirá que seu texto chegue a um número bem maior de pessoas, com diferentes perfis. O site no qual você vai publicá-lo vai adquirir melhor ranking nos resultados de buscas no Google. Porém, lembre-se de que copiar conteúdo é crime — sem contar que o próprio Google aplica penalizações sobre quem plagia textos de outros sites.
Utilize, ainda, linkagens internas e externas em seu conteúdo institucional, além de palavras-chave, é claro. Quanto mais específicas e elaboradas elas forem, melhor para atingir o público que você quer alcançar!
Crie o índice da apresentação institucional
Ainda seguindo o conceito do encadeamento lógico, é recomendado que um dos primeiros slides da apresentação contenha um sumário. Essa espécie de índice resumirá tudo o que será debatido nas telas a seguir. A prática é tão boa para você, apresentador, quanto para o público, que se preparará mentalmente para o conteúdo.
Um apanhado geral dos assuntos abordados também pode fazer com que os ouvintes organizem seus materiais. Assim eles poderão tomar notas e elaborar e fazer perguntas ou questionamentos nos momentos adequados.
Utilize slides sem efeitos em suas transições
As transições de slides com efeitos são disponibilizadas por programas como o Power Point. No entanto, essas ferramentas estão hoje em desuso, principalmente no meio empresarial, na apresentação institucional. As tais transições e efeitos de movimento podem distrair a plateia, tornando-se clichês e, até mesmo, irritantes.
Portanto, evite utilizar esses recursos visuais. Lembre-se de que menos é mais! Portanto, apenas use transições de slides simples. Dessa forma, os ouvintes vão assimilar o conteúdo e prestar atenção àquilo que você está falando. Quaisquer distrações, visuais ou sonoras, poderão tirar a concentração deles e a sua.
Com isso, sua apresentação, além de atingir exatamente o objetivo proposto, ficará na memória das pessoas. Afinal, um dos objetivos de apresentar bem um bom conteúdo é impactar a percepção de seu público.
Faça perguntas-chave sobre a apresentação
Fazer algumas perguntas-chave sobre a apresentação ajuda a criar um direcionamento mais adequado aos propósitos definidos. Faça perguntas simples. “Como é o local onde farei a apresentação?”, “Quem é o meu público-alvo?” e “Que mensagem pretendo passar?” são exemplos do que você deve se questionar.
Ao formular e responder essas questões, você se situa melhor a respeito do que precisa ser feito. Em uma apresentação institucional, a clareza é um dos pontos mais relevantes. Logo, responder às perguntas-chave permite ampliar a visão sobre o que deve ser falado. Também sobre como deve ser falado, e o que deve ser deixado de lado nessa hora.
Como resultado, você terá algo fundamental: o aumento do poder de síntese. Ou seja, a capacidade de ir direto ao ponto sem se esquecer dos detalhes mais importantes. E dessa maneira, cativar o público com maior facilidade.
Lembre-se de revisar o conteúdo das telas
Revisar o conteúdo de uma apresentação institucional permite realizar melhoras constantes e deixá-lo mais poderoso e atualizado. É preciso lembrar que muitos temas sofrem mudanças constantes, especialmente aqueles que estão ligados às estratégias de mercado.
Por isso, é fundamental que esse material esteja atualizado. Um exemplo claro da importância da revisão é quando a apresentação é feita para novos colaboradores da empresa. Deve-se rever cada detalhe para não transmitir informações ultrapassadas.
Muitas coisas podem ter se mantido iguais ao que foi apresentado para um grupo anterior. Porém, diversas mudanças aconteceram nesse período, o que indica a necessidade de atualizar o material, mesmo que para isso ele tenha de se estender um pouco mais.
Essas mudanças podem ter sido institucionais, mercadológicas, referentes ao cumprimento da legislação, entre outras. A soma desses fatores mostra que uma apresentação institucional de sucesso exige pesquisa constante. Além, é claro, de um bom acompanhamento da evolução dos temas abordados.
Enxergue pela visão dos espectadores
Tentar prever algumas reações dos espectadores é uma excelente forma de criar uma apresentação institucional melhor. Assim, você aumenta sua capacidade de atingir os resultados almejados. Colocar-se no lugar do ouvinte é uma prática que demonstra preocupação em relação ao seu público e à qualidade da mensagem que deseja transmitir.
Quem está realizando a apresentação precisa entender que é um intermediário entre o conhecimento transmitido e os ouvintes. Sabendo disso, fica fácil perceber que se devem valorizar dois aspectos importantes no processo: um consiste na proposta de valor que a empresa precisa passar ali; o outro, na qualidade da experiência do espectador.
Atente à postura e à linguagem corporal
Você está à frente de um público realizando uma apresentação institucional. A impressão passada é a de que você é uma autoridade naquele assunto. Porém, essa impressão precisa ser confirmada, do início até o fim da apresentação. No entanto, nem sempre é o que acontece.
A postura confiante ajuda a transmitir os conhecimentos e a demonstrar a expertise naquele assunto. Outro fator de suma importância, e que muitas vezes não recebe a atenção que merece, é a linguagem corporal. Pode parecer um clichê, mas o corpo “fala”!
A linguagem corporal em uma apresentação reúne alguns pontos básicos e um dos mais importantes é o contato visual. Nunca o perca durante suas apresentações. Fique atento também à escolha dos gestos e à movimentação adequada (nem muito devagar, nem muito rápido). E à sua tranquilidade, para não tornar o ambiente tenso.
A prática é fundamental para o domínio dessas funções. É possível também contar com ajuda especializada e realizar treinamentos para desenvolver melhor essa habilidade.
Tudo o que envolve a qualidade de uma apresentação institucional requer investimento. Ele pode ser financeiro, como no caso de um treinamento de linguagem corporal, mas é imprescindível investir tempo para criar, revisar e melhorar a qualidade do conteúdo apresentado.
Com base em nossas sugestões, é importante compreender que se trata de um processo contínuo. Ou seja, você pode — e deve — usar as nossas dicas como um elemento norteador.
Evolua, assim, criando uma apresentação institucional melhor, seja qual for a situação ou o local. É o desenvolvimento dessa habilidade que trará os resultados desejados.
Nós, da Digipaper, temos muito mais conteúdo a respeito de apresentações institucionais para oferecer a você. Esperamos tê-lo ajudado com nossas dicas! Mas não se esqueça de se cadastrar em nossa newsletter. Assim, você sempre ficará atualizado a respeito desse tema e muitos outros!