A reunião de negócio faz parte da rotina da maioria das empresas. No entanto, ela também é considerada uma vilã por alguns profissionais, já que consome minutos preciosos e nem sempre é tão produtiva quanto o esperado.

A boa notícia é que é possível reverter essa situação. Com algumas mudanças na comunicação, os seus dias e encontros profissionais renderão de forma ampliada. Desse modo, fica fácil produzir mais e, ainda assim, alinhar todos os pontos referentes à comunicação.

Na sequência, descubra como tornar a reunião de negócio produtiva e conquiste os melhores resultados.

1. Minimize o excesso de reuniões

Para fazer com que os encontros sejam produtivos, é essencial diminuir o número de ocorrências. Parece não fazer sentido? Mas essa é a verdade! Muitos assuntos poderiam ser discutidos por e-mail ou com a ajuda das novas ferramentas de comunicação online, como plataformas de integração. Em vez disso, são debatidos em reuniões presenciais — enquanto problemas urgentes são deixados de lado.

Então, antes de marcar uma reunião, é essencial entender se ela é realmente necessária. Se apenas algumas trocas de mensagens forem suficientes, o ideal é optar pelo caminho mais curto.

2. Elabore uma pauta para o encontro

Definida a necessidade de realizar a reunião, vale a pena elaborar uma pauta. Ela deve conter os assuntos que serão tratados, quais serão os aspectos abordados e qual é o principal objetivo.

Além de servir como um guia, a pauta permite que todos se preparem para debater os temas pertinentes. Assim, evita-se a perda de tempo até que todo mundo esteja ambientado sobre o assunto. Para obter sucesso nesse sentido, é fundamental divulgá-la de forma prévia.

3. Estabeleça horários para começar e encerrar

É muito comum que as reuniões sejam marcadas para iniciar em um horário específico, mas sem que seja definido um momento para o término. Isso gera prolongamentos desnecessários e, consequentemente, a queda de produtividade.

Para lidar com a situação, o ideal é estabelecer horários de início e fim, de acordo com o assunto a ser debatido. Além de evitar a perda de tempo, é um jeito de desestimular os atrasos.

Se quiser resultados ainda melhores, marque horários pouco usuais. Uma reunião que começa às 10h12 e termina às 10h42, por exemplo, tende a ser mais produtiva que uma que inicia às 10h e se encerra às 10h30.

4. Mantenha a objetividade

Depois que todos estiverem presentes, é essencial que a reunião de negócio se mantenha objetiva. Para tanto, vale criar um roteiro a partir da pauta, o qual deve ser seguido de forma completa.

Separe períodos para apresentações, explicações de dados, definição de metas e debate sobre os cenários. Com essa organização para que cada etapa ocorra em um momento adequado, fica fácil administrar o tempo.

5. Evite ter participantes em excesso

A “lista de convidados” para a reunião é mais um fator que pode torná-la produtiva ou, em contrapartida, pouco prática. Uma lista feita com as pessoas erradas ou que seja muito extensa tende a prejudicar a comunicação e impede a conquista da performance esperada.

O melhor é condensar o número de participantes e fazer com que apenas quem é realmente necessário esteja presente. Um número menor de pessoas leva a debates menos extensos e mais produtivos, o que permite ficar dentro do tempo estabelecido.

Com uma reunião de negócio produtiva, é possível melhorar a comunicação sem comprometer o desempenho. Basta colocar essas dicas em prática e, então, aproveitar os impactos positivos!

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