[E-BOOK] Guia da apresentação corporativa: saiba como fazer e ter sucesso

1. Introdução

Neste e-book, falaremos de um assunto importante, mas negligenciado por muitos gestores de empresas. Trata-se da apresentação corporativa. Também chamada de apresentação institucional, é mais que simplesmente apresentar produtos ou serviços — pois isso qualquer catálogo já faz.

Acompanhe as páginas seguintes e tire suas dúvidas sobre como fazer uma boa apresentação, qual é a sua importância e que erros você deve evitar. Trata-se de um guia básico para aumentar as chances de sucesso de sua empresa.

Boa leitura!

2. O que é apresentação corporativa e qual sua importância?

A apresentação corporativa, ainda que divulgue produtos e serviços, tem como finalidade principal vender uma ideia, um conceito. É uma forma de divulgar a cultura da empresa, o seu posicionamento frente ao mercado atual. É preciso encontrar um eixo de comunicação que consiga agregar as vantagens do negócio, que serão divulgadas a parceiros e a clientes.

Por meio dessa apresentação, a organização pode passar uma imagem positiva para a sociedade, em plena conformidade com o negócio que deseja comunicar.

Uma das funções da apresentação é conseguir despertar o interesse do público em seus produtos e serviços, fazendo com que o consumidor deseje saber ainda mais. Assim, a apresentação corporativa pode, efetivamente, contribuir para a expansão do negócio.

Muitos projetos acabam sendo firmados devido a uma apresentação corporativa bem elaborada.

Mas é importante lembrar que as ideias devem ser colocadas de forma clara e transparente, fácil de entender. O acúmulo de informações desencontradas acaba atrapalhando mais que ajudando. O PowerPoint é a ferramenta mais usada em sua criação, pois permite inserir fotos, imagens, links, animações e até vídeos.

É claro que a apresentação institucional deve ser personalizada, desenvolvida por profissionais que efetivamente entendem do assunto. A seguir, vamos mostrar como fazer uma apresentação que realmente cause impacto.

3. Como fazer uma apresentação de impacto?

Para fazer uma apresentação de impacto, é necessário levar em conta alguns fatores. É preciso certificar-se de que as pessoas que assistirão compreenderão a mensagem.

Existem quatro etapas básicas na elaboração de uma apresentação institucional: desenvolvimento do roteiro, criação da identificação visual, produção de slides e a apresentação propriamente dita. Vamos considerar essas e outras etapas para criar uma apresentação de impacto.

3.1. Conheça a empresa

Antes de dar início à elaboração do roteiro, é importante conhecer bem o negócio, os produtos e os serviços que a empresa oferece.

A partir desse conhecimento, será possível determinar qual o objetivo da apresentação.

3.2. Analise o público

É fundamental ainda conhecer bem o público-alvo, as pessoas que assistirão à apresentação. A análise do público permitirá que seja desenvolvida uma apresentação bem direcionada, com informações claras e objetivas.

O perfil dos assistentes é importante, pois o público poderá ser composto por administradores, vendedores, consumidores, fornecedores, investidores e assim por diante. Será escolhida a linguagem mais apropriada para fazer a apresentação e incluir as informações mais relevantes para esse público.

3.3. Calcule o tempo de apresentação

Calcular o tempo de duração da apresentação é importante para evitar que ela fique longa demais ou seja muito curta e não cumpra sua função.

Uma apresentação muito demorada pode se tornar cansativa enquanto uma rápida demais pode não comportar todas as informações necessárias para alcançar o objetivo proposto.

3.4. Reúna as informações

Comece a desenvolver o conteúdo, inserindo as informações necessárias, sejam escritas, visuais e/ou audiovisuais. Essas informações devem seguir uma ordem lógica, pois assim as pessoas que estiverem assistindo encontrarão sentido nelas.

Uma boa apresentação institucional tem conteúdo explícito, evitando ambiguidades e informações confusas.

3.5. Elabore o roteiro

É recomendável fazer um roteiro integral da apresentação. Seguindo esse roteiro, é possível desenvolver o conteúdo de forma interessante e clara para os assistentes. Você pode usar qualquer editor de texto para desenvolver o roteiro.

Concentre-se naquilo que efetivamente será benéfico à sua apresentação. Boas apresentações costumam expor um problema seguido de uma solução.

Recomenda-se o uso de metáforas e analogias para expressão de ideias. Elas geralmente chamam a atenção das pessoas e têm a vantagem de facilitarem o entendimento da mensagem (desde que sejam bem construídas).

3.6. Desenvolva o design

Partindo de um roteiro bem definido, é possível desenvolver o design, dando corpo à apresentação. O designdeve ser composto por imagens que representem fielmente a identidade visual do negócio.

3.7. Monte os slides

A última etapa é a montagem dos slides. Costuma-se utilizar o PowerPoint, mas nada impede de utilizar outro software ou alguma plataforma com função semelhante (Keynote, por exemplo).

Confira a sequência e confirme se está satisfatória. Simplifique os textos e insira imagens apropriadas para explicar as ideias. Animações também podem compor a apresentação. Priorize o conceito mais importante para transmiti-lo durante a apresentação dos slides.

Além de simplificar textos, é aconselhável também a simplificação de tabelas e gráficos. Só insira o necessário e indispensável e, caso seja possível, gráficos e tabelas poderão ser substituídos por números.

Em relação aos infográficos, por outro lado, é importante usá-los já que ajudam na absorção da mensagem principal.

Faça testes para certificar-se de que a apresentação ficou satisfatória.

4. Quais erros devem ser evitados na apresentação?

Existem também erros que podem atrapalhar a criação de uma apresentação institucional realmente eficaz. Confira os mais frequentes!

4.1. Mostrar o que a empresa faz de forma genérica

Uma boa apresentação corporativa precisa mostrar sua proposta de valor. Com tal exposição, você poderá revelar a um potencial cliente que benefícios ele terá ao fazer negócio com sua empresa.

Não basta apresentar as áreas em que a organização atua. É necessário indicar soluções que despertarão o interesse dos que estão assistindo os slides — soluções que efetivamente resolvam os problemas do cliente ou atendam suas expectativas.

Mostre também os diferenciais de seu negócio, como a metodologia de trabalho e em que ela é mais eficiente que a dos concorrentes, os clientes do momento, exemplos de sucesso de outras empresas que usaram métodos semelhantes.

4.2. Contar toda a história da empresa

A história da empresa é importante, mas não convém falar longamente sobre ela em uma apresentação institucional. O que acabará acontecendo é que os assistentes acharão enfadonha a apresentação e você não conseguirá o que deseja.

Procure a objetividade em toda a apresentação, de modo que apenas aquilo que interessa às pessoas seja colocado nos slides.

4.3. Não focar nas dúvidas do cliente

É importante que a apresentação seja menos autocentrada nas virtudes da empresa. A apresentação não precisa fazer uma apologia da organização, como se fosse algum tipo de ufania.

A apresentação corporativa deverá ter como uma de suas metas responder às dúvidas dos clientes. A pesquisa antes da elaboração do roteiro e da montagem dos slides visa compreender melhor o perfil do público, conhecendo que dúvidas ele tem em relação a determinados assuntos.

A construção da apresentação institucional deve oferecer respostas claras que realmente respondam às perguntas e os questionamentos do público-alvo.

4.4. Não trabalhar bem o design

Já falamos sobre a importância de trabalhar bem o design dos slides. A imagem visual é fundamental para passar uma mensagem clara para os assistentes.

Evite os exageros, colocando muitos elementos na tela de apresentação. Isso pode ser considerado “barroquismo” e confunde quem está assistindo. Os textos devem ser legíveis, o que nem sempre acontece devido ao tamanho da fonte e/ou à imagem no fundo da tela.

Outro ponto a considerar é o dinamismo dos slides. A monotonia causa enfado em quem assiste. Por isso, aconselha-se trocar as imagens de lugar (lado direito, lado esquerdo, topo, parte inferior) e variar um pouco as cores (cuidado para não fazer um “carnaval”, escolhendo muitas cores diferentes com tonalidades que não combinam entre si, nem são apropriadas para o trabalho).

4.5. Não padronizar a apresentação

Para muitos, a padronização implica em monotonia, mas não é assim. Padronizar significa criar uma ordem e um sentido naquilo que está sendo feito. É certo que muitas variações representam pouca padronização. De qualquer modo, é possível padronizar sem ser monótono.

Por exemplo, se em um infográfico você aplicar recursos de 3D, faça o mesmo nos outros infográficos. Mantenha uma fonte padronizada nos textos e com cores que, se não forem sempre iguais, que sejam, pelo menos, compatíveis entre si.

A falta de padronização passa a ideia de bagunça e confunde as pessoas.

4.6. Acelerar a apresentação

É importante respeitar o tempo e não se prolongar demais, especialmente se estiverem presentes executivos e investidores, cujo tempo disponível pode ser muito limitado. Por outro lado, se você acelerar a apresentação para concluir logo, os resultados podem ser pouco promissores.

As pessoas terão a impressão de você se perdeu, não conseguiu calcular bem o tempo a ser despendido e, agora, está desesperado para terminar a apresentação.

4.7. Falar muito rápido

Se você falar rápido demais, as pessoas não conseguirão entender o que você diz. Fale pausadamente, sem pressa. Falar rapidamente é muito comum se a pessoa estiver ansiosa demais.

Recomenda-se, portanto, fazer um treino antes da apresentação. Embora os slides devem ser capazes de passar toda a mensagem, a intervenção do apresentador estimula a permanência das pessoas no lugar e a participação direta delas.

5. Como ter sucesso na apresentação corporativa?

Para complementar os tópicos anteriores, mostraremos agora como inserir elementos e trabalhar estratégias que garantirão o sucesso da apresentação corporativa. São dicas que analisam certos detalhes que podem gerar muita diferença no resultado final de sua apresentação.

5.1. Não utilize textos extensos

Slides não combinam com textos muito longos. As imagens devem falar mais que os textos, os quais devem, preferencialmente, complementar o que as imagens já falam. Os assistentes nem conseguirão ler textos muito extensos durante a apresentação.

Caso seja preciso colocar certa quantidade de textos na apresentação, o recomendável é dividi-los em muitos slides, sempre acompanhados de ilustrações (tipo legenda).

5.2. Seja sempre objetivo nas demonstrações

Já realçamos a importância da objetividade em uma apresentação institucional. Siga o que foi definido no roteiro, evitando informações extras que não adicionam valor à explanação.

Só mantenha informações detalhadas se elas estiverem no roteiro e sejam essenciais para o objetivo da empresa.

5.3. Faça testes e ensaios

Nunca deixe de fazer testes para ter certeza de que a apresentação ficou boa de verdade. É bom contar com a opinião de outras pessoas, que poderão identificar falhas e méritos.

Faça ensaios sozinho ou acompanhado, como se estivesse diante de uma audiência real. Falar diante de um espelho é uma boa maneira de fazer uma autoanálise. É preciso ter coragem de encarar a si mesmo e reconhecer suas limitações.

5.4. Prepare-se para imprevistos

Lembre-se que nem tudo são flores e, por mais que você esteja preparado e tenha considerado todas as possibilidades, ainda assim podem ocorrer imprevistos.

Diante de certas surpresas, você precisará ser dinâmico e improvisar. O bom humor e a paciência podem ajudar nessas situações, evitando um clima tenso ou o constrangimento seu e das pessoas que estão presentes.

5.5. Use a tecnologia

Fazer uso de ferramentas tecnológicas é uma maneira de otimizar sua apresentação. Tudo que você puder utilizar adequadamente para valorizar ainda mais a apresentação corporativa é válido.

Nesse sentido, você deve aproveitar microfones, aparelho de som, notebooks, pendrives, recursos de iluminação, recursos 3D, interação com vídeos e assim por diante.

5.6. Visite antes o lugar da apresentação

Uma forma de aliviar a tensão é visitar, com antecedência, o local onde ocorrerá a apresentação institucional. Além de se familiarizar com o ambiente, você avaliará se ele efetivamente tem a infraestrutura adequada para realizar a apresentação.

Observe o espaço, os equipamentos disponíveis, se haverá necessidade de alguém para lhe ajudar etc.

6. Conclusão

Este guia procurou mostrar, de uma forma mais simples e direta, usando dicas, como o gestor deverá criar um roteiro eficaz para sua apresentação corporativa, montando os slides de acordo com esse roteiro.

É fundamental avaliar o próprio negócio e o perfil do público-alvo para elaborar uma boa apresentação. As apresentações corporativas podem ajudar, com efetividade, a empresa a conquistar mais competitividade e a expandir o negócio, captando mais clientes e fornecedores, conseguindo parcerias com outras empresas (sejam do mesmo ramo, sejam de outro segmento), atraindo investidores.

Contar com o apoio de uma agência de marketing é uma boa recomendação para o desenvolvimento de uma apresentação institucional simples e objetiva, que fale tudo no tempo certo, sem se estender demais, nem usar muitos textos ou imagens desnecessárias.

7. Sobre a Digipaper

A Digipaper é uma agência de marketing que atua há mais de 24 anos no mercado nacional, com foco na área de design gráfico e branding. Ela realiza atividades em diferentes programas corporativos, atendendo clientes multinacionais de segmentos diversos.

A missão da Digipaper é o desenvolvimento de soluções criativas que superam as expectativas dos clientes. Sua visão é ganhar reconhecimento como empresa inovadora em soluções para ações de estratégias sustentáveis nas empresas.

Os valores da empresa são: qualidade, confiabilidade, ética, pontualidade, sustentabilidade e gestão de talentos.

Como os materiais impressos fazem diferença mesmo na era da internet?
5 razões para a sua empresa participar de mais eventos corporativos

Deixe uma resposta